Cuando tu bandeja crece, encontrar "las conversaciones de WhatsApp urgentes" o "las que atiende un asesor" a punta de scroll deja de ser viable. Los filtros te permiten mostrar solo las conversaciones que cumplen las condiciones que tú definas, combinando criterios como estado, prioridad, canal o agente asignado.
Y lo mejor: un filtro que usas seguido lo puedes guardar como carpeta, para volver a esa vista con un solo clic en lugar de armar las condiciones cada vez. En este artículo aprenderás a crear un filtro, aplicarlo, guardarlo y reutilizarlo.
Nota: si lo que quieres es filtrar por una etiqueta, ya tienes un atajo directo en el desplegable de vistas (te lo contamos en el artículo de etiquetas). Los filtros de este artículo son más potentes: combinan varias condiciones a la vez.
Paso 1: Abrir el panel de filtros
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En el módulo de Chats, haz clic en el ícono de embudo (filtrar), en la fila de íconos junto al buscador.
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Se abre el panel Filtros con una primera condición lista para configurar. Cada condición tiene tres partes: el atributo (qué campo evaluar), el operador (Igual a) y el valor (qué debe cumplir). El ícono de papelera a la derecha elimina esa condición.
Paso 2: Elegir el atributo
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Haz clic en el desplegable del atributo (por defecto muestra Estado).
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Elige el campo por el que quieres filtrar. Entre los disponibles están:
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Estado: abiertas, resueltas, pendientes...
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Prioridad: baja, media, alta o urgente.
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Nombre Asignado: el agente responsable de la conversación.
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Nombre de la bandeja de entrada: el canal por el que entró (WhatsApp, Instagram, TikTok, correo, web...).
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Nombre del equipo: el equipo al que está asignada.
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Contacto: la persona con la que hablas.
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Identificador de conversacion: el número único de una conversación específica.
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Paso 3: Elegir el valor
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Haz clic en + Selecciona una opción....
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Busca o selecciona el valor de la lista. En este ejemplo filtramos por Nombre de la bandeja de entrada, así que la lista muestra todos los canales conectados a la cuenta, cada uno con el ícono de su plataforma.
El valor elegido queda como una ficha debajo de la condición. Aquí seleccionamos la bandeja de WhatsApp:
Paso 4: Combinar varias condiciones (opcional)
Aquí está la verdadera potencia de los filtros: puedes sumar condiciones para afinar el resultado.
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Haz clic en Añadir Filtro.
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Aparece una segunda condición, unida a la anterior con el conector Y: la conversación debe cumplir ambas condiciones para aparecer.
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Configura la nueva condición igual que la primera. En el ejemplo añadimos Prioridad → Igual a → Alta, para ver solo las conversaciones de WhatsApp con prioridad alta.
Tip: ¿no recuerdas cómo asignar prioridad a una conversación? Se hace desde el panel de detalles de la conversación (te lo mostramos en el artículo de acciones dentro de una conversación).
Paso 5: Aplicar el filtro
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Revisa tus condiciones y haz clic en Aplicar filtros. (Si quieres empezar de cero, Limpiar filtros borra todas las condiciones.)
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La lista de la izquierda ahora muestra solo las conversaciones que cumplen todas las condiciones. Mientras el filtro esté activo, verás tres botones en la parte superior:
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Guardar (ícono de disquete): guarda el filtro para reutilizarlo y no tener que volver a crearlo (siguiente paso).
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Descartar (ícono X rojo): quita el filtro y vuelve a la vista normal.
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Embudo: reabre el panel para ajustar las condiciones.
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Nota: si no guardas el filtro, es temporal: al descartarlo o salir de la vista tendrás que configurarlo de nuevo. Por eso, si es una búsqueda que repites seguido, guárdalo.
Paso 6: Guardar el filtro como carpeta
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Con el filtro aplicado, haz clic en el ícono de guardar (disquete).
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En la ventana ¿Desea guardar este filtro?, escribe un nombre corto y descriptivo. Un buen formato es
canal-criterio, por ejemplo:whatsapp-prioridad-alta. -
Haz clic en Guardar filtro.
El filtro guardado se convierte en tu vista actual: su nombre aparece como título de la lista y arriba tienes los botones de lápiz (editar las condiciones) y papelera (eliminar el filtro guardado).
Usar un filtro guardado
Los filtros guardados quedan disponibles en la sección CARPETAS del desplegable de vistas:
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En el módulo de Chats, haz clic en el desplegable Conversaciones (junto al título "Chats").
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Baja hasta la sección CARPETAS y haz clic en el filtro guardado. La lista mostrará al instante las conversaciones que cumplen las condiciones, sin configurar nada.
Una carpeta es una vista dinámica, no una copia: cada vez que la abres se actualiza con las conversaciones que cumplen las condiciones en ese momento. Si una conversación deja de cumplirlas (por ejemplo, le bajan la prioridad), sale de la carpeta automáticamente.
Nota: al eliminar una carpeta no se borra ninguna conversación; solo desaparece la vista guardada.
Ideas de carpetas útiles para tu inmobiliaria
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whatsapp-prioridad-alta: lo urgente del canal que más usan tus clientes. -
sin-asignar-web: leads del sitio web que nadie ha tomado todavía. -
mis-pendientes: conversaciones asignadas a ti con estado pendiente. -
instagram-abiertas: todo lo que entra por Instagram y sigue sin resolver.
La combinación de etiquetas (clasificación manual) con filtros guardados (condiciones automáticas) es la forma más rápida de mantener una bandeja de cientos de conversaciones bajo control.