Primeros pasos
Por Julian Arango
Por Julian Arango
Guía para comenzar a configurar y usar Yampi.
Bienvenido a Yampi
Este tutorial te ayudará a configurar tu cuenta y comprender los conceptos básicos que necesitas para comenzar a brindar soporte a clientes. Está diseñado para usuarios de primer contacto, para que puedas seguir sin ninguna experiencia previa. Al final, tendrás un espacio de trabajo funcional en Yampi y una idea clara de cómo usarlo para la comunicación diaria con clientes. Qué aprenderás En este tutorial, cubriremos: - Configurar tu cuenta de Yampi - Configurar los ajustes básicos del espacio de trabajo - Entender bandejas de entrada, conversaciones, contactos, empresas, negocios, propiedades, calendario, documentos, tesorería y agentes - Responder a clientes desde una bandeja de entrada compartida, crear negocios, eventos, contratos, documentos y más - Seguir prácticas simples para una mejor comunicación con clientes y un mejor seguimiento de negocios El objetivo es ayudarte a entender cómo se integra Yampi en tu flujo de soporte, no solo dónde se encuentra cada función. Para quién es este tutorial Este tutorial es útil para: - Equipos que configuran Yampi para atención al cliente, ventas o engagement - Gestores inmobiliarios, operadores y equipos de soporte que trasladan conversaciones de clientes a un solo lugar - Cualquiera que se prepare para invitar a compañeros de equipo o iniciar operaciones con clientes Qué tendrás al final Después de completar este tutorial, deberías ser capaz de navegar tu espacio de trabajo, gestionar configuraciones básicas, responder conversaciones y saber qué explorar a continuación conforme tu equipo crezca. Antes de comenzar Si aún no tienes una cuenta de Yampi, regístrate para una prueba gratuita antes de comenzar. Si ya tienes una cuenta, continúa con la primera lección. Comencemos.
¿Qué es Yampi?
Yampi es la plataforma que conecta todo tu negocio inmobiliario en un solo lugar: tus propiedades, tus clientes, tus conversaciones, tus contratos y tus cobros/pagos. Sin sistemas sueltos, sin información perdida, sin planillas paralelas. Si hoy manejas tu operación entre un CRM, varios chats de WhatsApp, una herramienta de firma y un Excel de cobros/pagos, Yampi reemplaza todo eso con una sola plataforma diseñada desde cero para inmobiliarias y administradoras de propiedades. ¿Te suena familiar? - Un prospecto te escribe por WhatsApp, pero su historial no aparece en tu CRM. - Pierdes oportunidades porque el seguimiento depende de la memoria de cada asesor. - La firma del contrato vive en otra plataforma y nadie sabe en qué paso va. - Los cobros, dispersiones y la conciliación se llevan en excel, propiedad por propiedad. - Inviertes en pauta digital o portales pero no sabes cuáles anuncios realmente generan negocios. Ese es exactamente el problema que Yampi resuelve. Cada conversación, oportunidad, contrato y pago queda atado a la propiedad y al cliente correctos, automáticamente. Lo que Yampi hace por tu negocio 💬 Todas tus conversaciones en una sola bandeja WhatsApp, Instagram, Facebook, TikTok, Email y Sitio Web, llegan a un mismo lugar, con el historial completo de cada cliente. Tu equipo responde más rápido, nadie pierde contexto y ningún prospecto queda sin atender. 🏠 Un CRM que habla el idioma inmobiliario Aquí no tienes que "adaptar" un CRM genérico. Yampi entiende qué es una propiedad, un propietario, un inquilino, un codeudor o un comprador. Incluso maneja propiedades con varios propietarios y sus porcentajes de participación, listo para tu gestión diaria. 📈 Embudos comerciales que no dejan escapar negocios Cada oportunidad avanza por etapas claras — prospección, calificación, propuesta, negociación, cierre — y las conversaciones se asignan automáticamente al asesor o equipo correcto. ✍️ Contratos y firma electrónica sin fricciones Crea plantillas de contrato una vez y reutilízalas: solo cambias la propiedad y los firmantes. La firma con múltiples firmantes es trazable de principio a fin, y toda la documentación queda organizada junto a la propiedad. 💰 Cobros y pagos en piloto automático Cuando se firma un contrato de arriendo, Yampi activa automáticamente el cobro recurrente. Recaudos, reintentos, dispersiones a propietarios y conciliaciones — todo dentro de la misma plataforma, sin planillas. 📅 Agenda de visitas sin idas y vueltas Comparte un enlace público y deja que tus clientes agenden visitas solos. Se sincroniza con Google Calendar, Outlook y más (a través de Cal.com). 🤖 Livia, tu asistente de IA que trabaja de verdad Livia no solo sugiere respuestas: ejecuta acciones reales sobre tu operación — gestiona propiedades, contratos, oportunidades, agenda y cobros. Además resume conversaciones, detecta seguimientos pendientes y mejora tus mensajes. 📊 Por fin sabrás qué pauta funciona Yampi mide las conversiones de tus anuncios Click-to-WhatsApp directamente con Meta, para que sepas exactamente cuánto te genera cada peso invertido en publicidad. El ciclo completo, conectado de punta a punta Esto es lo que ninguna combinación de herramientas sueltas puede darte: Anuncio → Conversación → Oportunidad → Visita agendada → Negocio ganado → Contrato firmado → Arriendo activo → Cobro recurrente Del clic en tu anuncio hasta el dinero en tu cuenta, todo es medible, trazable y automático. Esa continuidad es el corazón de Yampi. ¿Yampi es para ti? ✅ Eres una inmobiliaria que gestiona captación, ventas y arriendos. ✅ Eres una administradora de propiedades que necesita conectar contratos, cobros y dispersiones. ✅ Tienes un equipo comercial que invierte en pauta y necesita medir el retorno. ✅ Quieres agenda, firma, conversación y tesorería en un solo lugar. ¿Por qué Yampi y no otra alternativa? 1. Especialización inmobiliaria real — propiedades, arriendos, contratos y cobros son el centro de la plataforma, no campos forzados sobre un CRM genérico. 2. WhatsApp de nivel empresarial — plantillas, medios, llamadas de voz y atribución de pauta, con conexión guiada en minutos. 3. IA que actúa, no solo sugiere — Livia ejecuta tareas reales de tu operación, incluso cuando no la ves. 4. Ciclo cerrado — del anuncio al recaudo, sin fugas de contexto. 5. Una sola plataforma — menos herramientas, menos costos, más control. Se conecta con lo que ya usas WhatsApp Cloud, Instagram, Facebook, Gmail, Twilio, Wasi, Domus (próximamente), Fianly, Affi (próximamente), OpenAI, Claude, Gemini, Meta CAPI y webhooks para integraciones a tu medida. Yampi evoluciona todos los días, con innovación dirigida 100% a las necesidades del inmobiliario. ¿Listo para verla en acción? Agenda una demo y descubre cuánto tiempo y dinero puede ahorrarte tu operación
Empezando con Yampi
¡Te damos la bienvenida a Yampi! Esta guía te lleva paso a paso desde el primer ingreso hasta tu primera conversación, propiedad y contrato. En unos minutos tendrás tu cuenta lista para operar. ¿Qué es Yampi? Es tu plataforma todo en uno para procesos inmobiliarios: encuentra en un solo lugar tus propiedades, contactos, oportunidades, contratos, agenda, conversaciones (WhatsApp, Email, Instagram, TikTok, Facebook), CRM, cobros y un sistema multiagente de IA llamado Livia. Antes de empezar Te será útil tener a mano: - El acceso de administrador a tu cuenta de Yampi. - Los datos de tu cuenta de Facebook Business Manager (si vas a conectar Instagram y Facebook Pages). - Acceso a tu cuenta de WhatsApp Business (si vas a conectar WhatsApp) - El equipo de personas que usará la plataforma (nombres y correos). 1. Ingresa y conoce el panel - Inicia sesión en tu cuenta de Yampi. - Al entrar verás el dashboard, tu consola de operación. - En el menú lateral encontrarás las áreas principales: - Conversaciones — tu bandeja de entrada multicanal. - Contactos — prospectos, propietarios, inquilinos, compradores y vendedores. - Propiedades — tus inmuebles y su operación. - Oportunidades — tu pipeline comercial. - Agenda — visitas, reuniones y booking links. - Reportes — métricas y atribución de campañas. Tip: Tómate un minuto para recorrer cada sección. Todo en Yampi está conectado: una conversación puede vincularse a un contacto, una propiedad, una oportunidad y, más adelante, a un contrato y un cobro. Mira el menú lateral izquierdo con cada ícono que representa cada una de las áreas principales mencionadas anteriormente.
Guía de onboarding — Inmobiliaria en Yampi
Para: dueños, gerentes y líderes comerciales de inmobiliarias Objetivo: poner a operar el CRM, la atención omnicanal y Livia (IA) en la primera semana Enfoque: ¿qué hacer?, ¿en qué orden y qué resultado de negocio esperar? — sin configuración técnica ¿Qué vas a lograr? Al terminar esta guía tu inmobiliaria podrá: - Recibir y centralizar leads de WhatsApp (y otros canales) en un solo lugar - Traer tu cartera y contactos desde Excel o desde Wasi sin empezar de cero - Responder automáticamente con Livia: buscar propiedades, enviar fotos y agendar visitas - Dar seguimiento comercial con un embudo visual de oportunidades - Apoyar a tus asesores con Livia Desk para responder más rápido y mejor El recorrido comercial completo en Yampi: Prospecto escribe → Livia o asesor atiende → Se califica el interés → Se agenda visita → Se hace seguimiento → Se cierra el negocio Paso 1 — Crear tu cuenta y perfilar la inmobiliaria Tiempo estimado: 15 minutos Quién lo hace: dueño o gerente Al registrarte, Yampi te guía paso a paso. Completa con honestidad — esto adapta la experiencia a tu negocio. | Paso | Qué te pide | Qué elegir | | -------------- | --------------------------------- | -------------------------------------------------- | | Tus datos | Nombre, rol, idioma, zona horaria | Tu rol real en la empresa | | Tu empresa | Industria, tamaño, objetivos | Industria: Inmobiliarias | | Datos fiscales | NIT, régimen | Solo si vas a facturar o cobrar por la plataforma | | Plan | Agentes, canales, IA | El que cubra tu equipo y volumen de conversaciones | | Equipo | Correos de asesores | Invítalos ahora o después | Objetivos recomendados al crear la cuenta: - CRM (embudos, oportunidades, cierres comerciales) - Inteligencia artificial con herramientas de negocio - Gestión de propiedades - Agenda y coordinación de eventos Resultado: tu espacio de trabajo listo. Entras al panel principal o a Chats, donde verás las primeras acciones sugeridas. Paso 2 — Conectar tus canales de atención Tiempo estimado: 30–45 minutos Quién lo hace: gerente o persona de operaciones (con acceso a la línea de WhatsApp de la empresa) Lo primero: WhatsApp Es el canal principal para inmobiliarias en Colombia y LATAM. Sin él, pierdes leads que ya te escriben todos los días. Dónde: Configuración → Comunicaciones → Bandejas de entrada → Agregar → WhatsApp Qué necesitas tener a mano: - El celular o línea de WhatsApp Business de la inmobiliaria - Acceso a la cuenta de Meta Business (Facebook) de la empresa, si ya la tienen Al terminar: 1. Asigna qué asesores atienden esa línea 2. Escanea el código QR si te lo pide (para vincular el número, si lo haces con CoEx) 3. Confirma que los mensajes de prueba llegan a Chats Otros canales (cuando aplique) | Canal | Para qué sirve en una inmobiliaria | | ------------- | ------------------------------------------------------------------------------------ | | Correo | Consultas formales, propietarios, documentación, recepción de prospectos de portales | | Chat web | Captar prospectos desde tu página de propiedades | | Instagram | Prospectos que llegan por redes sociales | | TikTok | Prospectos que llegan de tus contenidos (Requiere acompañamiento especializado) | Organiza tu operación desde el día 1 Hazlo el mismo día que conectas WhatsApp: | Qué configurar | Para qué sirve | Ejemplos | | ----------------------- | --------------------------------- | ------------------------------------------- | | Etiquetas | Clasificar conversaciones rápido | Arriendo, Visita agendada, Aliado, etc | | Respuestas rápidas | Responder lo mismo sin reescribir | Saludo, Horarios, Documentos para arriendo | | Equipos | Separar zonas o líneas de negocio | Zona Norte, Comercial, Postventa, Locativos | | Horario de atención | Que el cliente sepa tus horarios | Lun–vie 8am–6pm | Mensajes que tú inicias (plantillas de WhatsApp) Si quieres escribirle primero a un prospecto — reactivarlo, recordar una visita, anunciar un inmueble nuevo — necesitas plantillas aprobadas por Meta. Dónde: Configuración → Comunicaciones → Plantillas de WhatsApp Sin plantillas aprobadas solo puedes responder cuando el cliente te escribe primero. Paso 3 — Cargar tu inventario y armar el embudo comercial Tiempo estimado: 1–2 horas (manual) · 30 min + tiempo de espera (importación) · 1 hora de configuración + sincronización (Wasi) Quién lo hace: gerente comercial + asesor que conoce el portafolio Antes de activar Livia necesitas propiedades y, si ya tienes cartera, contactos. Hay tres formas de cargarlos: | Situación | Mejor opción | | ----------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------- | | Ya usas Wasi como CRM | Conectar la integración Wasi (trae propiedades y contactos solos) | | Tienes todo en Excel o otro sistema | Importar archivos CSV | | Empiezas desde cero o son pocos inmuebles | Cargar uno a uno en Propiedades | El detalle de importación por archivo y Wasi está en el Paso 3A más abajo. 3.1 Propiedades Dónde: menú lateral → Propiedades Cada inmueble que cargues es lo que Livia podrá recomendar y lo que tus asesores compartirán en chat. Por cada propiedad, completa al menos: - Fotos (mínimo 3–5 de calidad) - Zona o barrio (no la dirección exacta si atiende Livia) - Precio de arriendo o venta - Tipo (apartamento, casa, local…) - Habitaciones, baños, área - Estado: disponible, arrendado, en negociación Tip comercial: empieza con 10 propiedades representativas de tu portafolio real. Sin inventario, Livia no tiene qué ofrecer. En cada propiedad también puedes vincular: - Propietario — quién es el dueño del inmueble - Arrendatario — si ya está ocupado - Prospecto — si alguien ya mostró interés 3.2 Contactos Dónde: menú lateral → Contactos Cada persona que te escribe por WhatsApp se convierte en contacto automáticamente. No tienes que crearlos uno a uno. Si ya tienes una base de propietarios, arrendatarios o prospectos en Excel, impórtala (ver Paso 3A). Si vienes de Wasi, los contactos llegan con la sincronización. Desde la ficha de un contacto puedes: - Ver todo su historial de conversaciones - Agregar notas del asesor - Crear una oportunidad comercial 3.3 Embudo de oportunidades Dónde: menú lateral → Oportunidades Es tu tablero comercial. Cada tarjeta es un negocio en curso: un prospecto interesado en arrendar o comprar. Etapas que trae Yampi para inmobiliarias: | Etapa | Qué significa en la práctica | | -------------------- | -------------------------------------------------- | | Interesado | Acaba de escribir, aún no sabes si califica | | Calificado | Tienes presupuesto, zona y tipo de inmueble claros | | Visita | Agendaste o ya hiciste la visita | | Seguimiento | Post-visita, en negociación o esperando decisión | | Contrato firmado | Negocio ganado | | Descartado | No avanzó o eligió otra opción | Cómo usarlo día a día: - Arrastra las tarjetas entre columnas según avance el negocio - Asigna cada oportunidad a un asesor responsable - Vincula la propiedad de interés - Programa recordatorios de seguimiento para no perder leads Tip comercial: revisa el tablero cada mañana. Las oportunidades estancadas en "Interesado" más de 48 horas necesitan acción. 3.4 Agenda de visitas Dónde: menú lateral → Calendario Antes de usarlo, define en Configuración los tipos de cita que manejas: - Visita a propiedad - Seguimiento comercial - Firma de contrato Cuando Livia o un asesor agenda una visita, queda en el calendario vinculada al contacto, la propiedad y la oportunidad. Paso 3A — Importar propiedades, contactos e integración con Wasi Para quién: inmobiliarias que ya tienen cartera digital y no quieren empezar de cero. ¿Cuál camino te conviene? Paso 4 — Activar Livia, tu asistente comercial con IA Tiempo estimado: 1–2 horas Quién lo hace: gerente (configuración) + un asesor (pruebas reales) Livia tiene dos roles. No los confundas: | | Livia (asistente al cliente) | Livia Desk (asistente al asesor) | | ------------- | ------------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | Atiende a | Prospectos y clientes por WhatsApp | Tu equipo, dentro de cada conversación | | Funciona | Automático, 24/7 | Cuando el asesor lo pide | | Hace | Busca propiedades, agenda visitas, califica | Resume chats, sugiere respuestas, consulta pipeline | 4.1 Preparar a Livia para atender clientes Dónde: Configuración → Livia Checklist de activación: 1. Crear tu asistente — dale un nombre (ej. "Livia de [Tu Inmobiliaria]") 2. Activar escenarios inmobiliarios — Yampi trae 10 listos para usar: - Buscar y recomendar propiedades - Enviar fotos de inmuebles - Agendar visitas - Modificar o cancelar visitas - Calificar leads y crear oportunidades - Seguimiento de negocios en curso - Reportes de mantenimiento e incidencias - Consultas de pagos, contratos y trámites - Atender referidos ("me recomendó el asesor Juan") - Cerrar conversaciones ya resueltas 3. Subir documentos — manual de arriendo, requisitos, políticas de la empresa 4. Crear preguntas frecuentes — formas de pago, documentos que pide el arrendatario, horarios de oficina 5. Conectar con tu WhatsApp — vincular Livia a la bandeja que creaste en el Paso 2 6. Probar antes de salir en vivo — usa la zona de pruebas con mensajes reales: "Busco apartamento en Chapinero, 2 habitaciones, máximo 2.5 millones" Regla de oro: Livia solo sabe lo que le cargas. Si no hay propiedades, documentos ni FAQs, no puede ayudar bien. Importante: si envías el primer mensaje a un cliente con una plantilla de WhatsApp y él aún no ha respondido, configura que Livia atienda esa conversación — no que quede esperando un asesor. 4.2 Capacitar al equipo en Livia Desk Dónde: dentro de cualquier conversación en Chats Livia Desk es el copiloto de tus asesores. Enséñales a usarlo desde el primer día: Preguntas que pueden hacerle: - "Resumir esta conversación" - "Sugerir una respuesta" - "¿Cuáles oportunidades están más cerca de cerrar?" - "¿Qué conversaciones son urgentes?" En el cuadro de respuesta también pueden: - Pedir que mejore o suavice un mensaje antes de enviarlo - Corregir ortografía - Obtener un borrador de respuesta según el contexto del chat Resultado esperado: un asesor nuevo atiende un chat en la mitad del tiempo, con mejor calidad de respuesta. Paso 5 — Tu operación comercial en el día a día Caso 1: Llega un lead nuevo por WhatsApp 1. El prospecto escribe: "Busco apartamento de 2 habitaciones en Chapinero, máximo 2.5 millones" 2. Livia entiende la necesidad y le muestra hasta 3 opciones con fotos 3. El prospecto dice: "Me gusta el segundo" 4. Livia registra el interés y vincula al prospecto con esa propiedad 5. El prospecto pregunta: "¿Puedo visitarlo el sábado?" 6. Livia ofrece 3 horarios disponibles según la agenda del equipo 7. El prospecto elige uno → se crea la visita y la oportunidad pasa a etapa Visita 8. El asesor recibe notificación, confirma la cita y se prepara para la visita Tu equipo solo interviene cuando hace falta: negociación compleja, excepciones, o cuando el cliente pide hablar con una persona. Caso 2: El asesor atiende directamente 1. Le asignan la conversación 2. Abre Livia Desk → "Resumir esta conversación" (si es un hilo largo) 3. Redacta la respuesta con ayuda de "Sugerir una respuesta" 4. Mueve la oportunidad en el tablero: Interesado → Calificado → Visita 5. Programa un recordatorio de seguimiento para dentro de 3 días 6. Comparte la ficha de la propiedad por chat (link con seguimiento) Caso 3: Reactivar prospectos fríos 1. Identifica en Oportunidades los negocios estancados en Seguimiento 2. Envía un mensaje con plantilla de WhatsApp aprobada (ej. "¿Sigues buscando apartamento en Chapinero?") 3. Si responden, Livia retoma la conversación o el asesor toma el control Mapa del menú — qué usa cada persona | Menú | Quién lo usa | Para qué | | ----------------- | ------------------ | ----------------------------------------------------- | | Inicio | Gerente + Admins | Ver resumen: vacantes, pipeline, contratos pendientes | | Chats | Asesores | Atender conversaciones de todos los canales | | Contactos | Asesores | Ver historial y datos de cada persona | | Empresas | Comercial B2B | Constructoras, administraciones de PH | | Calendario | Asesores | Visitas y citas del día | | Oportunidades | Gerente + asesores | Tablero comercial y seguimiento de cierres | | Propiedades | Gerente + asesores | Inventario de inmuebles | | Configuración | Gerente + Admins | Canales, Livia, equipo, plantillas | Checklist antes de salir en vivo Cuenta y equipo - Cuenta creada con industria Inmobiliarias - Asesores invitados y con acceso - Equipos definidos por zona o línea de negocio Canales - WhatsApp conectado y probado con un mensaje real - Al menos 1 plantilla aprobada para contactar prospectos - Etiquetas y respuestas rápidas creadas - Horario de atención configurado Operación comercial - Mínimo 10 propiedades cargadas con fotos y precio - Embudo revisado y alineado a tu proceso de venta - Tipos de cita creados en el calendario Livia - Asistente creado y conectado al WhatsApp - Escenarios inmobiliarios activados - Documentos y preguntas frecuentes cargados - Prueba real: buscar propiedad → agendar visita → ver oportunidad en el tablero - Equipo capacitado en Livia Desk Prueba final (hazla tú mismo como si fueras un cliente) - Escribes por WhatsApp pidiendo un inmueble → Livia recomienda opciones - Pides agendar visita → queda en el calendario - La oportunidad aparece en el tablero - Un asesor puede tomar el control de la conversación cuando lo necesita Errores que vemos seguido (y cómo evitarlos) | Lo que pasa | Por qué | Qué hacer | | -------------------------------- | ---------------------------- | ------------------------------------------ | | Livia no encuentra inmuebles | No hay propiedades cargadas | Sube el inventario antes de activar Livia | | No puedo escribirle al cliente | Falta plantilla de WhatsApp | Crea y aprueba plantillas en Configuración | | No se agendan visitas | Calendario sin tipos de cita | Configura "Visita a propiedad" y asigna | | Livia da información incorrecta | No hay documentos ni FAQs | Sube info completa, precios y políticas | | Livia no responde en WhatsApp | No está vinculada al canal | Conecta Livia a tu bandeja de WhatsApp | | El tablero no refleja mi proceso | Usas las etapas genéricas | Renombra columnas según cómo operas | | Livia no asigna conversaciones | No hay vinculado usuarios | Asigna usuarios al canal | Plan sugerido — primera semana | Día | Enfoque | Tiempo | | ----------------- | ----------------------------------------------------- | ------- | | Lunes | Cuenta, WhatsApp, etiquetas y respuestas rápidas | 2 horas | | Martes | Cargar propiedades y revisar el embudo comercial | 2 horas | | Miércoles | Activar Livia: escenarios, documentos, pruebas | 2 horas | | Jueves | Configurar calendario de visitas | 1 hora | | Viernes | Capacitar al equipo en Chats y Livia Desk | 2 horas | | Fin de semana | Prueba real: un familiar escribe pidiendo un inmueble | 30 min | Semana 2 en adelante Cuando lo básico funcione, puedes sumar: - Campañas — reactivar prospectos o anunciar inmuebles nuevos por WhatsApp - Automatizaciones — reglas simples (ej. etiquetar automáticamente cuando alguien dice "urgente") - Contratos — firma digital de arrendamientos - Tesorería — cobro de canon y pagos a propietarios - Portal del propietario — que los dueños vean el estado de sus inmuebles Estos módulos tienen su propia guía. Esta cubre el núcleo comercial: atraer leads, atenderlos, dar seguimiento y cerrar. Mensaje para tu equipo "A partir de hoy todos los leads entran por Chats. Livia atiende las consultas simples y nos deja el tiempo para cerrar negocios. Cada conversación es una oportunidad en el tablero. Si no está ahí, no existe para la empresa." Imprime el checklist, haz la prueba final un viernes y el lunes tu inmobiliaria opera con CRM, omnicanalidad e IA.