El panel de detalles de una conversación no es solo una ficha con los datos del contacto. Desde ahí decides quién la atiende, qué tan urgente es, y mantienes tu lista de contactos limpia cuando un mismo cliente termina duplicado — por ejemplo, si Tatiana Marín te escribe primero desde su WhatsApp personal y después desde el número de la inmobiliaria.
En este artículo aprenderás a asignar la prioridad de una conversación, a cambiar el agente responsable, y a editar, fusionar o eliminar un contacto duplicado.
Asignar la prioridad de una conversación
La prioridad indica qué tan urgente es atender una conversación. Se define desde el panel de detalles (derecha), dentro de Acciones de conversación.
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Abre la conversación y ubica el campo Prioridad. Por defecto aparece en Ninguna.
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Haz clic sobre el campo para desplegar las opciones.
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Si no ves el nivel que buscas, desplázate hacia abajo dentro del mismo desplegable.
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Haz clic en el nivel que corresponda: Urgente, Alta, Media, Baja, o Ninguna si quieres quitar la prioridad asignada.
Cada nivel se distingue por un ícono de barras de color: rojo para Urgente, y tonos ámbar con distinta altura de barra para Alta, Media y Baja.
La prioridad elegida queda visible en el campo y te ayuda a encontrar lo urgente cuando la combinas con un filtro. Aprende más en el artículo "Filtros de conversaciones: cómo crearlos y guardarlos como carpetas".
Tip: la prioridad no es lo mismo que una etiqueta. La etiqueta clasifica el tema o el origen de la conversación (por ejemplo, "arriendos" o "campañas"); la prioridad indica qué tan rápido necesitas responder. Puedes usar las dos a la vez sobre la misma conversación.
Asignar o cambiar el agente responsable
El campo Agente asignado define quién atiende la conversación. Puedes tomarla tú mismo o pasarla a otro compañero.
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En el panel de detalles, dentro de Acciones de conversación, ubica el campo Agente asignado.
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Si quieres asignarte la conversación a ti mismo, haz clic en Asignar a mí (arriba a la derecha del campo) y listo — no necesitas los pasos siguientes.
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Si vas a asignarla a otro agente, haz clic sobre el campo. Verás el nombre del agente actual, por ejemplo Julian Arango.
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Escribe el nombre en Buscar agentes para filtrar la lista, o selecciona directamente de las opciones visibles.
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Haz clic en el agente que quieres asignar.
Nota: si seleccionas Ninguna, la conversación queda sin agente responsable y vuelve a aparecer en la pestaña Sin asignar (la conoces del artículo "Visión general del módulo de Chats"). Al asignar un agente, la conversación pasa a la pestaña Mías de esa persona.
Editar los datos de un contacto
Debajo de los datos del contacto (nombre, correo, teléfono, empresa y país) hay una fila de íconos con acciones rápidas. El ícono de lápiz abre el formulario de edición.
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Haz clic en el ícono de lápiz (Editar contacto) en la fila de acciones del contacto.
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Se abre el formulario Editar Contacto - [nombre del contacto], con dos secciones: Información básica y Datos personales.
En Información básica puedes modificar: nombre, segundo nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono (con selector de país) y la empresa asociada.
En Datos personales puedes completar: nacionalidad, tipo de documento, número de ID, lugar de expedición, fecha de expedición, fecha de nacimiento, género, estado civil y ocupación.
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Actualiza los campos que necesites y guarda los cambios.
Combinar (fusionar) contactos duplicados
Cuando el mismo cliente queda registrado dos veces — por ejemplo, si te escribió primero por Instagram y luego por WhatsApp con otro número —, usa Combinar contacto para unir los dos perfiles en uno solo.
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Haz clic en el ícono en forma de rama (Combinar contacto) en la fila de acciones del contacto que sobra.
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Se abre la ventana Combinar contactos.
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En Contacto principal, busca y selecciona el otro perfil que corresponde a la misma persona. Este es el que se conserva — la ventana lo marca como A guardar.
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El contacto que tenías abierto queda listado en A combinar, marcado como A eliminar: es el perfil que desaparece una vez se complete la fusión.
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Haz clic en Combinar contactos para confirmar, o en Cancelar para salir sin hacer cambios.
Nota: según la propia ventana, la fusión traslada todos los atributos y conversaciones del contacto A eliminar hacia el Contacto principal. Elige como principal el perfil con la información o el historial que más te interese conservar, porque el otro no queda disponible después de confirmar.
Eliminar un contacto
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Haz clic en el ícono de papelera (Eliminar contacto) en la fila de acciones del contacto.
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Se abre la ventana Confirmar eliminación, con la pregunta "¿Está seguro de eliminar [nombre del contacto]?".
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Haz clic en Sí, eliminar para borrar el contacto de forma definitiva, o en No, mantenerlo para cancelar.
Nota: a diferencia de Combinar contacto, aquí no se traslada ningún dato a otro perfil — el contacto se elimina directamente y sin reversa. Úsalo solo cuando el contacto no corresponda a ningún cliente real; si es un duplicado que quieres conservar, usa Combinar contacto en vez de eliminarlo.
Ideas para sacarle provecho
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Prioridad Urgente: resérvala para conversaciones con visita agendada hoy o un cliente a punto de firmar contrato.
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Reasignar por ausencia: si un agente como Julian Arango sale de vacaciones, reasigna sus conversaciones abiertas a otro compañero como Santiago Murillo o Diego.
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Fusionar duplicados: cuando un mismo comprador escribe por WhatsApp y luego por correo, fusiona los dos contactos y elige como Contacto principal el que tenga el historial que más te sirva conservar.
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Prioridad + filtro guardado: combina "Prioridad = Urgente" con un filtro guardado para revisar primero lo más crítico del día.