Chat
D
Por Santiago Murillo y Diego
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Por Santiago Murillo y Diego
Guías del módulo de Chat: la bandeja omni-canal de Yampi donde llegan todas tus conversaciones de WhatsApp, correo electrónico, Facebook Messenger e Instagram en un solo lugar.
Visión general del módulo de Chats
El módulo de Chats es la bandeja de entrada omnicanal de Yampi: todas las conversaciones de tus clientes llegan a un solo lugar, sin importar por dónde te escriban. WhatsApp, correo electrónico, Facebook Messenger, Instagram y llamadas se unifican en una misma pantalla para que tu equipo responda más rápido y nada se quede sin atender. En este artículo conocerás cada parte del módulo. En los siguientes artículos de esta categoría aprenderás a conectar cada canal paso a paso. Entrar al módulo : Haz clic en el ícono de burbuja de chat en la barra lateral izquierda. El número verde sobre el ícono indica cuántas conversaciones tienen mensajes pendientes por leer. La pantalla se divide en tres zonas: 1. Lista de conversaciones (izquierda): todas las conversaciones que llegan de tus canales conectados. Cada tarjeta muestra el nombre del contacto, una vista previa del último mensaje, el agente asignado, la fecha y un ícono con el canal por el que llegó (WhatsApp, Gmail, Instagram, etc.). 2. Conversación (centro): el historial completo de mensajes con el contacto seleccionado y el cuadro para responder. 3. Panel de detalles (derecha): la información del contacto y las acciones de la conversación. Se abre al seleccionar una conversación. Pestañas rápidas: Mías, Sin asignar, Sin leer y Todas Sobre la lista de conversaciones encuentras accesos rápidos con contadores: - Mías: conversaciones asignadas a ti. - Sin asignar: conversaciones que aún no tienen un agente responsable. Revísalas con frecuencia para que ningún cliente quede sin respuesta. - Sin leer: conversaciones con mensajes nuevos. - Todas: el listado completo. Cambiar de vista, canal o etiqueta Junto al título "Chats" está el desplegable Conversaciones. Desde ahí controlas qué conversaciones ves en la lista: - Vistas - Conversaciones: todas las conversaciones de todos los canales (vista por defecto). - Menciones: conversaciones donde un compañero te mencionó con @ en una nota privada. - Participar: conversaciones en las que participas como colaborador. - Desatendido: conversaciones que aún no han recibido respuesta del equipo. - Canales: filtra por una bandeja específica (por ejemplo, solo tu WhatsApp o solo el correo de soporte). Aquí aparece cada canal que hayas conectado. - Etiquetas: muestra solo las conversaciones marcadas con una etiqueta (por ejemplo, "inmobiliarias" o "contratos"). Buscar y filtrar conversaciones - Barra de búsqueda: escribe el nombre del contacto o una palabra del mensaje para encontrar una conversación. - Lápiz : crea una conversación nueva desde cero. - Embudo (filtros): combina condiciones para encontrar exactamente lo que buscas, por ejemplo "Estado = Abiertas". Puedes añadir varios filtros a la vez con Añadir Filtro y aplicarlos con Aplicar filtros. - Flechas ↑↓: ordena la lista (más recientes primero, por ejemplo). Dentro de una conversación Al hacer clic en una conversación verás el historial completo en el centro de la pantalla: 1. En el encabezado aparece el nombre del contacto, el número de la conversación (por ejemplo #225) y el canal por el que llegó. 2. El botón Resolver marca la conversación como atendida. Si el cliente vuelve a escribir, la conversación se reabre automáticamente. 3. En la parte inferior está el cuadro de respuesta. Escribe tu mensaje y presiona enviar. 4. Sobre el cuadro de respuesta encontrarás accesos como Crear oportunidad (convierte la conversación en una oportunidad de venta) y Acciones (asistencia con IA). Nota sobre WhatsApp: si el cliente lleva más de 24 horas sin escribirte, verás un aviso amarillo indicando que solo puedes responder con una plantilla. Esto es una regla de WhatsApp, no de Yampi. Aprende más en el artículo "Plantillas de WhatsApp: ¿qué son y cómo crearlas?". El menú "+": todo lo que puedes enviar Haz clic en el botón + junto al cuadro de respuesta para ver las opciones: - Archivo: envía una imagen, PDF o documento. - Firma: inserta tu firma. - Evento: crea un evento en el calendario (por ejemplo, una visita al inmueble). - Plantillas de Whatsapp: envía una plantilla aprobada por WhatsApp. - Nota privada: escribe un comentario interno para tu equipo. El cliente nunca ve las notas privadas. Usa @ para mencionar a un compañero y notificarle. - Compartir propiedad: envía una tarjeta de un inmueble de tu directorio, con foto y botones. - Crear contrato: genera un documento con firma electrónica. El panel de detalles (derecha) Al darle click en el nombre del contacto de una conversación, se abre el panel derecho donde se muestra toda la información del contacto y las acciones disponibles: - Datos del contacto: nombre, correo, teléfono y empresa. - Acciones de conversación: - Agente asignado: quién atiende la conversación. Usa "Asignar a mí" para tomarla tú. - Equipo asignado: asigna la conversación a un equipo completo (por ejemplo, Ventas). - Prioridad: marca la urgencia de la conversación. - Etiquetas de conversación: clasifica la conversación con etiquetas para encontrarla y filtrarla después. - Más abajo encontrarás secciones adicionales como Información de la conversación, Atributos de contacto, Notas de contacto, Adjuntos y Oportunidades.
Acciones dentro de una conversación
Dentro de una conversación de Yampi no solo respondes mensajes: puedes pedirle ayuda a Livia (la inteligencia artificial de Yampi), convertir el chat en una oportunidad de venta, descartarlo si no es un negocio potencial o retomar el contacto con una plantilla de WhatsApp cuando la conversación lleva tiempo inactiva. En este video ves el recorrido completo en 2 minutos, y más abajo encuentras cada acción explicada paso a paso: https://www.loom.com/share/a54ecb80e1e245bdb4f52ed8cae91aad Los botones de acción de la conversación Al abrir una conversación, sobre el cuadro de respuesta aparecen tres botones flotantes: 1. Crear oportunidad: registra la conversación como un negocio potencial para hacerle seguimiento. 2. Descalificar: marca la conversación como descartada cuando no es un negocio potencial. 3. Acciones: abre el menú de asistencia con IA y accesos rápidos. Además, en el encabezado está el botón Resolver, que marca la conversación como atendida (la conoces del artículo de visión general), y junto al cuadro de respuesta el menú + con todo lo que puedes enviar: archivos, eventos, propiedades, contratos y plantillas de WhatsApp. 1. Crear una oportunidad desde el chat Una oportunidad es un negocio potencial que registras en Yampi para hacerle seguimiento: la venta o el arriendo de un inmueble, con su valor esperado, su etapa en el embudo de ventas y un agente responsable. Crear la oportunidad desde el chat convierte una conversación prometedora en algo medible: deja de ser "un cliente interesado que me escribió" y pasa a ser un negocio con nombre, valor y etapa que todo el equipo puede ver y gestionar. Para crearla: 1. Haz clic en Crear oportunidad. 2. Completa el formulario: - Tipo de oportunidad: el tipo de negocio, por ejemplo Venta. - Contacto: viene precargado con el contacto de la conversación. - Propiedad (opcional): busca y vincula un inmueble de tu directorio. Si el cliente pregunta por una propiedad específica, vincúlala aquí para que la oportunidad quede completa. - Empresa (opcional): asocia una empresa si el negocio es con una constructora o inmobiliaria. - Título: un nombre corto para identificar el negocio (por ejemplo, "Apto Zona Norte – María Leonor"). - Embudo: en qué embudo de ventas entra la oportunidad (por defecto, General). - Etapa: en qué punto del embudo arranca (por defecto, Interesado). - Valor Esperado: el valor estimado del negocio, por ejemplo el precio del inmueble. - Fecha Estimada de Cierre y Probabilidad de Cierre (%): tu estimación de cuándo y qué tan probable es cerrar. Ayudan a priorizar y a proyectar ventas. - Propietario: el agente responsable de la oportunidad (por defecto, tú). 1. Haz clic en Crear Oportunidad. La oportunidad queda vinculada a la conversación y podrás verla en la sección Oportunidades del panel derecho. 2. Descalificar una conversación No todas las conversaciones son negocios: hay spam, números equivocados o consultas que no van a ninguna parte. Para esos casos usa el botón Descalificar: la conversación se marca como descartada y así tu equipo sabe que no requiere seguimiento comercial. Nota: descalificar no borra la conversación ni bloquea al contacto; solo la saca de tu radar comercial. 3. El menú Acciones: la ayuda de Livia Haz clic en Acciones (el botón con el ícono ✦) para desplegar el menú: - Sugerir una respuesta: Livia lee la conversación y redacta una propuesta de respuesta acorde al contexto. Tú la revisas, la ajustas si hace falta y la envías. Ideal cuando no sabes por dónde empezar o quieres responder más rápido. - Resumir la conversación: genera un resumen del hilo completo. Muy útil cuando tomas una conversación que venía atendiendo otro agente y no quieres leer todo el historial. - Preguntar a Livia Desk: abre un espacio para hacerle preguntas directamente a Livia y resolver dudas sin salir de la conversación. - Nueva conversación: inicia una conversación nueva con el mismo contacto. - Contacto: acceso rápido a la ficha del contacto. Cuando se cierra una conversacion debes reabrir una conversación con una plantilla de WhatsApp WhatsApp tiene una regla: si el cliente lleva más de 24 horas sin escribirte, ya no puedes enviarle un mensaje libre. Es una política de Meta (WhatsApp), no de Yampi. Para retomar el contacto, la única vía es enviar una plantilla aprobada por WhatsApp. 1. En la conversación, haz clic en el botón + junto al cuadro de respuesta. 2. Selecciona Plantillas de Whatsapp. 1. Busca y elige la plantilla que quieres enviar. De cada una puedes ver: - el cuerpo del mensaje, con variables como {{1}} que se reemplazan por datos del contacto (por ejemplo, su nombre), - la categoría (Marketing, Utility, etc.), - el idioma, - y los botones de respuesta rápida que verá el cliente, si la plantilla los tiene. 1. Envíala. Cuando el cliente responda, la ventana de 24 horas se abre de nuevo y puedes conversar con normalidad. Nota: las plantillas deben estar creadas y aprobadas por Meta antes de poder enviarlas. En el artículo "Plantillas de WhatsApp: ¿qué son y cómo crearlas?" aprenderás a crearlas.
Etiquetas: qué son, cómo crearlas y cómo asignarlas
Las etiquetas son marcas de color que te permiten clasificar y agrupar tus conversaciones y contactos con tus propios criterios: "compradores", "arriendos", "campañas", "no contactar" o lo que tu operación necesite. Bien usadas, te ahorran tiempo todos los días: en lugar de recordar quién era cada persona, filtras por etiqueta y ves de inmediato todas las conversaciones de ese grupo. En este artículo aprenderás a crear etiquetas, asignarlas a una conversación y usarlas para filtrar tu bandeja de Chats. Nota: las etiquetas que creas aquí son las personalizadas, para conversaciones y contactos. En Propiedades el estado de mercado usa estados controlados (disponible, en espera, arrendada, vendida) y en Contratos el tipo (arrendamiento, compraventa); esos no se editan desde esta pantalla. Crear una etiqueta Las etiquetas se gestionan desde los ajustes de la cuenta y quedan disponibles para todo tu equipo. 1. Haz clic en el ícono de engranaje (Ajustes) en la parte inferior de la barra lateral izquierda. 2. En el menú Cuenta, haz clic en Etiquetas. Verás la lista de todas las etiquetas de tu cuenta, con su nombre, descripción y color. Desde la columna Acciones puedes editar (lápiz) o eliminar (papelera) cualquier etiqueta. 1. Haz clic en el botón Crear etiqueta (arriba a la derecha). 1. Completa el formulario: - Nombre de la etiqueta: corto y claro, porque lo verás en tarjetas y filtros (por ejemplo, "arriendos"). - Descripción: para qué sirve la etiqueta. Ayuda a que todo el equipo la use con el mismo criterio. - Color: haz clic en el cuadro para elegir el color con el que se mostrará. - Mostrar etiqueta en la barra lateral: déjalo marcado si quieres que la etiqueta aparezca como filtro rápido en el desplegable del módulo de Chats (más abajo te mostramos dónde). 2. Haz clic en Crear. Nota: al eliminar una etiqueta no se borran las conversaciones ni los contactos, solo se les quita esa marca. Asignar una etiqueta a una conversación 1. En el módulo de Chats, abre la conversación que quieres clasificar. 2. En el panel de detalles (derecha), busca la sección Acciones de conversación → Etiquetas de conversación. 3. Haz clic en + Añadir etiquetas. 4. En el popup, busca la etiqueta por nombre o selecciónala de la lista. Una conversación puede tener varias etiquetas a la vez: por ejemplo, "arriendos" y "campañas". Las etiquetas asignadas aparecen en la tarjeta de la conversación en la lista de la izquierda, así las reconoces de un vistazo sin abrirla. Filtrar conversaciones por etiqueta Aquí es donde las etiquetas pagan el esfuerzo: puedes ver de una sola vez todas las conversaciones de un grupo. 1. En el módulo de Chats, haz clic en el desplegable Conversaciones (junto al título "Chats"). 1. En la sección ETIQUETAS del desplegable, haz clic en la etiqueta que quieres ver. La lista mostrará solo las conversaciones marcadas con ella. Nota: en esta sección solo aparecen las etiquetas que tienen activada la opción Mostrar etiqueta en la barra lateral. Si creaste una etiqueta y no la ves aquí, edítala en Ajustes → Cuenta → Etiquetas y marca esa casilla. Ideas para sacarles provecho - Por etapa del negocio: "prospecto", "visita agendada", "en contrato". - Por tipo de operación: "arriendos", "compraventa". - Por origen: "campañas", "referidos", "instagram". - Operativas: "no_contactar", "mantenimientos", "bug". El mejor sistema de etiquetas es el que todo el equipo entiende y aplica igual: usa la Descripción de cada etiqueta para dejar el criterio por escrito. \
Filtros de conversaciones: cómo crearlos y guardarlos como carpetas
Cuando tu bandeja crece, encontrar "las conversaciones de WhatsApp urgentes" o "las que atiende un asesor" a punta de scroll deja de ser viable. Los filtros te permiten mostrar solo las conversaciones que cumplen las condiciones que tú definas, combinando criterios como estado, prioridad, canal o agente asignado. Y lo mejor: un filtro que usas seguido lo puedes guardar como carpeta, para volver a esa vista con un solo clic en lugar de armar las condiciones cada vez. En este artículo aprenderás a crear un filtro, aplicarlo, guardarlo y reutilizarlo. Nota: si lo que quieres es filtrar por una etiqueta, ya tienes un atajo directo en el desplegable de vistas (te lo contamos en el artículo de etiquetas). Los filtros de este artículo son más potentes: combinan varias condiciones a la vez. Paso 1: Abrir el panel de filtros 1. En el módulo de Chats, haz clic en el ícono de embudo (filtrar), en la fila de íconos junto al buscador. 2. Se abre el panel Filtros con una primera condición lista para configurar. Cada condición tiene tres partes: el atributo (qué campo evaluar), el operador (Igual a) y el valor (qué debe cumplir). El ícono de papelera a la derecha elimina esa condición. Paso 2: Elegir el atributo 1. Haz clic en el desplegable del atributo (por defecto muestra Estado). 2. Elige el campo por el que quieres filtrar. Entre los disponibles están: - Estado: abiertas, resueltas, pendientes... - Prioridad: baja, media, alta o urgente. - Nombre Asignado: el agente responsable de la conversación. - Nombre de la bandeja de entrada: el canal por el que entró (WhatsApp, Instagram, TikTok, correo, web...). - Nombre del equipo: el equipo al que está asignada. - Contacto: la persona con la que hablas. - Identificador de conversacion: el número único de una conversación específica. Paso 3: Elegir el valor 1. Haz clic en + Selecciona una opción.... 2. Busca o selecciona el valor de la lista. En este ejemplo filtramos por Nombre de la bandeja de entrada, así que la lista muestra todos los canales conectados a la cuenta, cada uno con el ícono de su plataforma. El valor elegido queda como una ficha debajo de la condición. Aquí seleccionamos la bandeja de WhatsApp: Paso 4: Combinar varias condiciones (opcional) Aquí está la verdadera potencia de los filtros: puedes sumar condiciones para afinar el resultado. 1. Haz clic en Añadir Filtro. 2. Aparece una segunda condición, unida a la anterior con el conector Y: la conversación debe cumplir ambas condiciones para aparecer. 3. Configura la nueva condición igual que la primera. En el ejemplo añadimos Prioridad → Igual a → Alta, para ver solo las conversaciones de WhatsApp con prioridad alta. Tip: ¿no recuerdas cómo asignar prioridad a una conversación? Se hace desde el panel de detalles de la conversación (te lo mostramos en el artículo de acciones dentro de una conversación). Paso 5: Aplicar el filtro 1. Revisa tus condiciones y haz clic en Aplicar filtros. (Si quieres empezar de cero, Limpiar filtros borra todas las condiciones.) 2. La lista de la izquierda ahora muestra solo las conversaciones que cumplen todas las condiciones. Mientras el filtro esté activo, verás tres botones en la parte superior: - Guardar (ícono de disquete): guarda el filtro para reutilizarlo y no tener que volver a crearlo (siguiente paso). - Descartar (ícono X rojo): quita el filtro y vuelve a la vista normal. - Embudo: reabre el panel para ajustar las condiciones. Nota: si no guardas el filtro, es temporal: al descartarlo o salir de la vista tendrás que configurarlo de nuevo. Por eso, si es una búsqueda que repites seguido, guárdalo. Paso 6: Guardar el filtro como carpeta 1. Con el filtro aplicado, haz clic en el ícono de guardar (disquete). 2. En la ventana ¿Desea guardar este filtro?, escribe un nombre corto y descriptivo. Un buen formato es canal-criterio, por ejemplo: whatsapp-prioridad-alta. 3. Haz clic en Guardar filtro. El filtro guardado se convierte en tu vista actual: su nombre aparece como título de la lista y arriba tienes los botones de lápiz (editar las condiciones) y papelera (eliminar el filtro guardado). Usar un filtro guardado Los filtros guardados quedan disponibles en la sección CARPETAS del desplegable de vistas: 1. En el módulo de Chats, haz clic en el desplegable Conversaciones (junto al título "Chats"). 2. Baja hasta la sección CARPETAS y haz clic en el filtro guardado. La lista mostrará al instante las conversaciones que cumplen las condiciones, sin configurar nada. Una carpeta es una vista dinámica, no una copia: cada vez que la abres se actualiza con las conversaciones que cumplen las condiciones en ese momento. Si una conversación deja de cumplirlas (por ejemplo, le bajan la prioridad), sale de la carpeta automáticamente. Nota: al eliminar una carpeta no se borra ninguna conversación; solo desaparece la vista guardada. Ideas de carpetas útiles para tu inmobiliaria - whatsapp-prioridad-alta: lo urgente del canal que más usan tus clientes. - sin-asignar-web: leads del sitio web que nadie ha tomado todavía. - mis-pendientes: conversaciones asignadas a ti con estado pendiente. - instagram-abiertas: todo lo que entra por Instagram y sigue sin resolver. La combinación de etiquetas (clasificación manual) con filtros guardados (condiciones automáticas) es la forma más rápida de mantener una bandeja de cientos de conversaciones bajo control.
Prioridad, agente y contactos: todo lo que puedes gestionar desde el panel de detalles
El panel de detalles de una conversación no es solo una ficha con los datos del contacto. Desde ahí decides quién la atiende, qué tan urgente es, y mantienes tu lista de contactos limpia cuando un mismo cliente termina duplicado — por ejemplo, si Tatiana Marín te escribe primero desde su WhatsApp personal y después desde el número de la inmobiliaria. En este artículo aprenderás a asignar la prioridad de una conversación, a cambiar el agente responsable, y a editar, fusionar o eliminar un contacto duplicado. https://www.loom.com/share/ee65b5dacf6348d78908c84572a5187e Asignar la prioridad de una conversación La prioridad indica qué tan urgente es atender una conversación. Se define desde el panel de detalles (derecha), dentro de Acciones de conversación. 1. Abre la conversación y ubica el campo Prioridad. Por defecto aparece en Ninguna. 2. Haz clic sobre el campo para desplegar las opciones. 3. Si no ves el nivel que buscas, desplázate hacia abajo dentro del mismo desplegable. 4. Haz clic en el nivel que corresponda: Urgente, Alta, Media, Baja, o Ninguna si quieres quitar la prioridad asignada. Cada nivel se distingue por un ícono de barras de color: rojo para Urgente, y tonos ámbar con distinta altura de barra para Alta, Media y Baja. La prioridad elegida queda visible en el campo y te ayuda a encontrar lo urgente cuando la combinas con un filtro. Aprende más en el artículo "Filtros de conversaciones: cómo crearlos y guardarlos como carpetas". Tip: la prioridad no es lo mismo que una etiqueta. La etiqueta clasifica el tema o el origen de la conversación (por ejemplo, "arriendos" o "campañas"); la prioridad indica qué tan rápido necesitas responder. Puedes usar las dos a la vez sobre la misma conversación. Asignar o cambiar el agente responsable El campo Agente asignado define quién atiende la conversación. Puedes tomarla tú mismo o pasarla a otro compañero. 1. En el panel de detalles, dentro de Acciones de conversación, ubica el campo Agente asignado. 2. Si quieres asignarte la conversación a ti mismo, haz clic en Asignar a mí (arriba a la derecha del campo) y listo — no necesitas los pasos siguientes. 3. Si vas a asignarla a otro agente, haz clic sobre el campo. Verás el nombre del agente actual, por ejemplo Julian Arango. 4. Escribe el nombre en Buscar agentes para filtrar la lista, o selecciona directamente de las opciones visibles. 5. Haz clic en el agente que quieres asignar. Nota: si seleccionas Ninguna, la conversación queda sin agente responsable y vuelve a aparecer en la pestaña Sin asignar (la conoces del artículo "Visión general del módulo de Chats"). Al asignar un agente, la conversación pasa a la pestaña Mías de esa persona. Editar los datos de un contacto Debajo de los datos del contacto (nombre, correo, teléfono, empresa y país) hay una fila de íconos con acciones rápidas. El ícono de lápiz abre el formulario de edición. 1. Haz clic en el ícono de lápiz (Editar contacto) en la fila de acciones del contacto. 2. Se abre el formulario Editar Contacto - [nombre del contacto], con dos secciones: Información básica y Datos personales. En Información básica puedes modificar: nombre, segundo nombre, apellido, correo electrónico, número de teléfono (con selector de país) y la empresa asociada. En Datos personales puedes completar: nacionalidad, tipo de documento, número de ID, lugar de expedición, fecha de expedición, fecha de nacimiento, género, estado civil y ocupación. 1. Actualiza los campos que necesites y guarda los cambios. Combinar (fusionar) contactos duplicados Cuando el mismo cliente queda registrado dos veces — por ejemplo, si te escribió primero por Instagram y luego por WhatsApp con otro número —, usa Combinar contacto para unir los dos perfiles en uno solo. 1. Haz clic en el ícono en forma de rama (Combinar contacto) en la fila de acciones del contacto que sobra. 2. Se abre la ventana Combinar contactos. 3. En Contacto principal, busca y selecciona el otro perfil que corresponde a la misma persona. Este es el que se conserva — la ventana lo marca como A guardar. 4. El contacto que tenías abierto queda listado en A combinar, marcado como A eliminar: es el perfil que desaparece una vez se complete la fusión. 5. Haz clic en Combinar contactos para confirmar, o en Cancelar para salir sin hacer cambios. Nota: según la propia ventana, la fusión traslada todos los atributos y conversaciones del contacto A eliminar hacia el Contacto principal. Elige como principal el perfil con la información o el historial que más te interese conservar, porque el otro no queda disponible después de confirmar. Eliminar un contacto 1. Haz clic en el ícono de papelera (Eliminar contacto) en la fila de acciones del contacto. 2. Se abre la ventana Confirmar eliminación, con la pregunta "¿Está seguro de eliminar [nombre del contacto]?". 3. Haz clic en Sí, eliminar para borrar el contacto de forma definitiva, o en No, mantenerlo para cancelar. Nota: a diferencia de Combinar contacto, aquí no se traslada ningún dato a otro perfil — el contacto se elimina directamente y sin reversa. Úsalo solo cuando el contacto no corresponda a ningún cliente real; si es un duplicado que quieres conservar, usa Combinar contacto en vez de eliminarlo. Ideas para sacarle provecho - Prioridad Urgente: resérvala para conversaciones con visita agendada hoy o un cliente a punto de firmar contrato. - Reasignar por ausencia: si un agente como Julian Arango sale de vacaciones, reasigna sus conversaciones abiertas a otro compañero como Santiago Murillo o Diego. - Fusionar duplicados: cuando un mismo comprador escribe por WhatsApp y luego por correo, fusiona los dos contactos y elige como Contacto principal el que tenga el historial que más te sirva conservar. - Prioridad + filtro guardado: combina "Prioridad = Urgente" con un filtro guardado para revisar primero lo más crítico del día.
Notas privadas: deja contexto interno sin que el cliente lo vea
Cuando necesitas dejar información interna sobre una conversación — sin que el cliente la vea —, usas una nota privada. Por ejemplo, si un prospecto interesado en el apartamento Zona Norte pide hablar con un asesor humano, puedes dejar una nota indicando el motivo del traspaso y la prioridad que le asignaste, visible solo para tu equipo. En este artículo aprenderás a crear una nota privada, adjuntarle un archivo si lo necesitas, y a reconocerla dentro del historial de la conversación. https://www.loom.com/share/7de194e8ce3e47e5b47890474c81087d Crear una nota privada 1. Dentro de una conversación abierta, haz clic en el ícono + junto al cuadro de respuesta. 2. Selecciona Nota privada en el menú. Ese mismo menú te da acceso a otras acciones sobre la conversación — Archivo, Firma, Evento, Plantillas de Whatsapp, Compartir propiedad y Crear contrato —, ya documentadas en "Visión general del módulo de Chats". 3. Se abre un cuadro con dos pestañas: Responder y Nota privada. Verifica que Nota privada esté seleccionada antes de escribir — si envías el mensaje desde la pestaña Responder, el cliente sí lo recibe. 4. (Opcional) Haz clic en el ícono de clip (Adjuntar archivos) si necesitas anexar un documento o una imagen a la nota. 5. Escribe el contenido de la nota. Por ejemplo: "estas notas nos ayudan a recordar información importante". 6. Haz clic en Añadir nota (o usa el atajo ⌘ + ↵) para guardarla. Nota: el propio cuadro lo advierte antes de escribir: "Esto será visible sólo para los agentes". El cliente nunca ve una nota privada, así la conversación se reabra o se transfiera a otro agente después. Cómo se ve una nota privada en la conversación Una vez guardada, la nota privada queda registrada en el historial en el mismo punto cronológico en que la escribiste, con tres diferencias frente a un mensaje normal: - Color: aparece en una burbuja de tono ámbar, distinta del verde de tus respuestas al cliente y del gris de los mensajes automáticos del sistema. - Ícono de candado: junto a la hora de envío aparece un ícono de candado que confirma que es privada. - Alcance: se mezcla con el resto de la conversación para el equipo interno, pero nunca sale hacia el canal del cliente (WhatsApp, en este caso). Tip: aprovecha las notas privadas para dejar constancia de reglas de negocio que no quedan explícitas de cara al cliente, como el motivo exacto de una reasignación o la prioridad real que le diste a un prospecto antes de transferirlo a otro agente. Ideas para sacarles provecho - Traspasos: registra por qué transferiste la conversación de un prospecto de compraventa a otro asesor. - Prioridad interna: anota la prioridad real de un cliente de arriendos, aunque el sistema ya la haya marcado automáticamente al escalar la conversación. - Contexto para el siguiente agente: deja notas como "cliente ya visitó el Apto Zona Norte, solo falta enviar el contrato" para que quien retome la conversación no pierda contexto. - Documentos internos: adjunta comprobantes o capturas que el equipo necesita ver, sin exponerlos al cliente. Aprende más en "Acciones dentro de una conversación". [Volver a Chats]