Guía de onboarding — Inmobiliaria en Yampi

Para: dueños, gerentes y líderes comerciales de inmobiliarias
Objetivo: poner a operar el CRM, la atención omnicanal y Livia (IA) en la primera semana
Enfoque: ¿qué hacer?, ¿en qué orden y qué resultado de negocio esperar? — sin configuración técnica

---

¿Qué vas a lograr?

Al terminar esta guía tu inmobiliaria podrá:

• Recibir y centralizar leads de WhatsApp (y otros canales) en un solo lugar

• Traer tu cartera y contactos desde Excel o desde Wasi sin empezar de cero

• Responder automáticamente con Livia: buscar propiedades, enviar fotos y agendar visitas

• Dar seguimiento comercial con un embudo visual de oportunidades

• Apoyar a tus asesores con Livia Desk para responder más rápido y mejor

El recorrido comercial completo en Yampi:

Prospecto escribe → Livia o asesor atiende → Se califica el interés →
Se agenda visita → Se hace seguimiento → Se cierra el negocio

---

Paso 1 — Crear tu cuenta y perfilar la inmobiliaria

Tiempo estimado: 15 minutos
Quién lo hace: dueño o gerente

Al registrarte, Yampi te guía paso a paso. Completa con honestidad — esto adapta la experiencia a tu negocio.

Objetivos recomendados al crear la cuenta:

• CRM (embudos, oportunidades, cierres comerciales)

• Inteligencia artificial con herramientas de negocio

• Gestión de propiedades

• Agenda y coordinación de eventos

Resultado: tu espacio de trabajo listo. Entras al panel principal o a Chats, donde verás las primeras acciones sugeridas.

---

Paso 2 — Conectar tus canales de atención

Tiempo estimado: 30–45 minutos
Quién lo hace: gerente o persona de operaciones (con acceso a la línea de WhatsApp de la empresa)

Lo primero: WhatsApp

Es el canal principal para inmobiliarias en Colombia y LATAM. Sin él, pierdes leads que ya te escriben todos los días.

Dónde: Configuración → Comunicaciones → Bandejas de entrada → Agregar → WhatsApp

Qué necesitas tener a mano:

• El celular o línea de WhatsApp Business de la inmobiliaria

• Acceso a la cuenta de Meta Business (Facebook) de la empresa, si ya la tienen

Al terminar:

1. Asigna qué asesores atienden esa línea

2. Escanea el código QR si te lo pide (para vincular el número, si lo haces con CoEx)

3. Confirma que los mensajes de prueba llegan a Chats

Otros canales (cuando aplique)

Organiza tu operación desde el día 1

Hazlo el mismo día que conectas WhatsApp:

Mensajes que tú inicias (plantillas de WhatsApp)

Si quieres escribirle primero a un prospecto — reactivarlo, recordar una visita, anunciar un inmueble nuevo — necesitas plantillas aprobadas por Meta.

Dónde: Configuración → Comunicaciones → Plantillas de WhatsApp

Sin plantillas aprobadas solo puedes responder cuando el cliente te escribe primero.

---

Paso 3 — Cargar tu inventario y armar el embudo comercial

Tiempo estimado: 1–2 horas (manual) · 30 min + tiempo de espera (importación) · 1 hora de configuración + sincronización (Wasi)
Quién lo hace: gerente comercial + asesor que conoce el portafolio

Antes de activar Livia necesitas propiedades y, si ya tienes cartera, contactos. Hay tres formas de cargarlos:

El detalle de importación por archivo y Wasi está en el Paso 3A más abajo.

3.1 Propiedades

Dónde: menú lateral → Propiedades

Cada inmueble que cargues es lo que Livia podrá recomendar y lo que tus asesores compartirán en chat.

Por cada propiedad, completa al menos:

• Fotos (mínimo 3–5 de calidad)

• Zona o barrio (no la dirección exacta si atiende Livia)

• Precio de arriendo o venta

• Tipo (apartamento, casa, local…)

• Habitaciones, baños, área

• Estado: disponible, arrendado, en negociación

Tip comercial: empieza con 10 propiedades representativas de tu portafolio real. Sin inventario, Livia no tiene qué ofrecer.

En cada propiedad también puedes vincular:

• Propietario — quién es el dueño del inmueble

• Arrendatario — si ya está ocupado

• Prospecto — si alguien ya mostró interés

3.2 Contactos

Dónde: menú lateral → Contactos

Cada persona que te escribe por WhatsApp se convierte en contacto automáticamente. No tienes que crearlos uno a uno.

Si ya tienes una base de propietarios, arrendatarios o prospectos en Excel, impórtala (ver Paso 3A). Si vienes de Wasi, los contactos llegan con la sincronización.

Desde la ficha de un contacto puedes:

• Ver todo su historial de conversaciones

• Agregar notas del asesor

• Crear una oportunidad comercial

3.3 Embudo de oportunidades

Dónde: menú lateral → Oportunidades

Es tu tablero comercial. Cada tarjeta es un negocio en curso: un prospecto interesado en arrendar o comprar.

Etapas que trae Yampi para inmobiliarias:

Cómo usarlo día a día:

• Arrastra las tarjetas entre columnas según avance el negocio

• Asigna cada oportunidad a un asesor responsable

• Vincula la propiedad de interés

• Programa recordatorios de seguimiento para no perder leads

Tip comercial: revisa el tablero cada mañana. Las oportunidades estancadas en "Interesado" más de 48 horas necesitan acción.

3.4 Agenda de visitas

Dónde: menú lateral → Calendario

Antes de usarlo, define en Configuración los tipos de cita que manejas:

• Visita a propiedad

• Seguimiento comercial

• Firma de contrato

Cuando Livia o un asesor agenda una visita, queda en el calendario vinculada al contacto, la propiedad y la oportunidad.

Paso 3A — Importar propiedades, contactos e integración con Wasi

Para quién: inmobiliarias que ya tienen cartera digital y no quieren empezar de cero.

¿Cuál camino te conviene?

---

Paso 4 — Activar Livia, tu asistente comercial con IA

Tiempo estimado: 1–2 horas
Quién lo hace: gerente (configuración) + un asesor (pruebas reales)

Livia tiene dos roles. No los confundas:

4.1 Preparar a Livia para atender clientes

Dónde: Configuración → Livia

Checklist de activación:

1. Crear tu asistente — dale un nombre (ej. "Livia de [Tu Inmobiliaria]")

2. Activar escenarios inmobiliarios — Yampi trae 10 listos para usar:

   • Buscar y recomendar propiedades

   • Enviar fotos de inmuebles

   • Agendar visitas

   • Modificar o cancelar visitas

   • Calificar leads y crear oportunidades

   • Seguimiento de negocios en curso

   • Reportes de mantenimiento e incidencias

   • Consultas de pagos, contratos y trámites

   • Atender referidos ("me recomendó el asesor Juan")

   • Cerrar conversaciones ya resueltas

3. Subir documentos — manual de arriendo, requisitos, políticas de la empresa

4. Crear preguntas frecuentes — formas de pago, documentos que pide el arrendatario, horarios de oficina

5. Conectar con tu WhatsApp — vincular Livia a la bandeja que creaste en el Paso 2

6. Probar antes de salir en vivo — usa la zona de pruebas con mensajes reales: "Busco apartamento en Chapinero, 2 habitaciones, máximo 2.5 millones"

Regla de oro: Livia solo sabe lo que le cargas. Si no hay propiedades, documentos ni FAQs, no puede ayudar bien.

Importante: si envías el primer mensaje a un cliente con una plantilla de WhatsApp y él aún no ha respondido, configura que Livia atienda esa conversación — no que quede esperando un asesor.

4.2 Capacitar al equipo en Livia Desk

Dónde: dentro de cualquier conversación en Chats

Livia Desk es el copiloto de tus asesores. Enséñales a usarlo desde el primer día:

Preguntas que pueden hacerle:

• "Resumir esta conversación"

• "Sugerir una respuesta"

• "¿Cuáles oportunidades están más cerca de cerrar?"

• "¿Qué conversaciones son urgentes?"

En el cuadro de respuesta también pueden:

• Pedir que mejore o suavice un mensaje antes de enviarlo

• Corregir ortografía

• Obtener un borrador de respuesta según el contexto del chat

Resultado esperado: un asesor nuevo atiende un chat en la mitad del tiempo, con mejor calidad de respuesta.

---

Paso 5 — Tu operación comercial en el día a día

Caso 1: Llega un lead nuevo por WhatsApp

1. El prospecto escribe: "Busco apartamento de 2 habitaciones en Chapinero, máximo 2.5 millones"

2. Livia entiende la necesidad y le muestra hasta 3 opciones con fotos

3. El prospecto dice: "Me gusta el segundo"

4. Livia registra el interés y vincula al prospecto con esa propiedad

5. El prospecto pregunta: "¿Puedo visitarlo el sábado?"

6. Livia ofrece 3 horarios disponibles según la agenda del equipo

7. El prospecto elige uno → se crea la visita y la oportunidad pasa a etapa Visita

8. El asesor recibe notificación, confirma la cita y se prepara para la visita

Tu equipo solo interviene cuando hace falta: negociación compleja, excepciones, o cuando el cliente pide hablar con una persona.

Caso 2: El asesor atiende directamente

1. Le asignan la conversación

2. Abre Livia Desk → "Resumir esta conversación" (si es un hilo largo)

3. Redacta la respuesta con ayuda de "Sugerir una respuesta"

4. Mueve la oportunidad en el tablero: Interesado → Calificado → Visita

5. Programa un recordatorio de seguimiento para dentro de 3 días

6. Comparte la ficha de la propiedad por chat (link con seguimiento)

Caso 3: Reactivar prospectos fríos

1. Identifica en Oportunidades los negocios estancados en Seguimiento

2. Envía un mensaje con plantilla de WhatsApp aprobada (ej. "¿Sigues buscando apartamento en Chapinero?")

3. Si responden, Livia retoma la conversación o el asesor toma el control

---

Mapa del menú — qué usa cada persona

---

Checklist antes de salir en vivo

Cuenta y equipo

• Cuenta creada con industria Inmobiliarias

• Asesores invitados y con acceso

• Equipos definidos por zona o línea de negocio

Canales

• WhatsApp conectado y probado con un mensaje real

• Al menos 1 plantilla aprobada para contactar prospectos

• Etiquetas y respuestas rápidas creadas

• Horario de atención configurado

Operación comercial

• Mínimo 10 propiedades cargadas con fotos y precio

• Embudo revisado y alineado a tu proceso de venta

• Tipos de cita creados en el calendario

Livia

• Asistente creado y conectado al WhatsApp

• Escenarios inmobiliarios activados

• Documentos y preguntas frecuentes cargados

• Prueba real: buscar propiedad → agendar visita → ver oportunidad en el tablero

• Equipo capacitado en Livia Desk

Prueba final (hazla tú mismo como si fueras un cliente)

• Escribes por WhatsApp pidiendo un inmueble → Livia recomienda opciones

• Pides agendar visita → queda en el calendario

• La oportunidad aparece en el tablero

• Un asesor puede tomar el control de la conversación cuando lo necesita

---

Errores que vemos seguido (y cómo evitarlos)

---

Plan sugerido — primera semana

---

Semana 2 en adelante

Cuando lo básico funcione, puedes sumar:

• Campañas — reactivar prospectos o anunciar inmuebles nuevos por WhatsApp

• Automatizaciones — reglas simples (ej. etiquetar automáticamente cuando alguien dice "urgente")

• Contratos — firma digital de arrendamientos

• Tesorería — cobro de canon y pagos a propietarios

• Portal del propietario — que los dueños vean el estado de sus inmuebles

Estos módulos tienen su propia guía. Esta cubre el núcleo comercial: atraer leads, atenderlos, dar seguimiento y cerrar.

---

Mensaje para tu equipo

"A partir de hoy todos los leads entran por Chats. Livia atiende las consultas simples y nos deja el tiempo para cerrar negocios. Cada conversación es una oportunidad en el tablero. Si no está ahí, no existe para la empresa."

Imprime el checklist, haz la prueba final un viernes y el lunes tu inmobiliaria opera con CRM, omnicanalidad e IA.